Polityka prywatności

Polityka ochrony prywatności i przetwarzania danych osobowych
Sosnowiec, 4 stycznia 2021 r.

§1 DEFINICJE

1. Administrator – Stowarzyszenie Badań Nad Źródłami i Funkcjami Prawa „Fontes”, z siedzibą w Sosnowcu, ul. Jana Kilińskiego 43, e-mail: fontes@stowarzyszeniefontes.pl
2. Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
3. Polityka – niniejsza Polityka ochrony prywatności i przetwarzania danych osobowych.
4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
5. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie przy użyciu poczty (w tym e-mail).

§2

1. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w szczególności z RODO i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych. Podejmując przetwarzanie Administrator dąży do minimalizacji danych i ochrony prywatności podmiotów danych.
2. Administrator:
   • zapewnia przejrzystość przetwarzania danych;
   • informuje lub umożliwia dostęp do informacji o przetwarzaniu danych
     w momencie ich zbierania, w szczególności o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba że na podstawie odrębnych przepisów nie jest do tego zobowiązany;
   • dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane były tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
3. Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu Podmiotom danych. Gdyby, pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty) i takie naruszenie mogłoby powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności Podmiotów danych, Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.

§3 KONTAKT Z ADMINISTRATOREM I INSPEKTOREM OCHRONY DANYCH

1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: fontes@stowarzyszeniefontes.pl lub adres korespondencyjny: Stowarzyszenie Badań Nad Źródłami i Funkcjami Prawa „Fontes” z siedzibą w Sosnowcu (41-200), przy ul. Jana Kilińskiego 43.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Pan dr hab. Jarosław Czerw, prof. UJK w Kielcach.
3. Z Inspektorem można skontaktować się poprzez e-mail: ochronadanych@stowarzyszeniefontes.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

§4 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
2. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na Danych osobowych są rejestrowane
   i dokonywane tylko przez osoby uprawnione. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa przetwarzania danych.
4. Administrator respektuje obowiązki wynikające z niezbędności zapewnienia tajemnicy informacji prawnie chronionych niezależnie od obowiązków wynikających z RODO.

§5 CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Korespondencja e-mailowa i tradycyjna

1. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail, formularza kontaktowego lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
2. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na komunikowaniu się w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
3. Administrator przetwarza Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i może zostać ujawniona jedynie osobom uprawnionym.
4. Kontakt telefoniczny              
   W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną,
   w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.
5. Profilowanie na portalach Facebook i LinkedIn.
6. Administrator posiada publiczne profile na portalach społecznościowych Facebook i LinkedIn. W związku z tym przetwarza dane, które pozostawiają osoby odwiedzające te profile (m.in. komentarze, polubienia, identyfikatory internetowe).
7. Dane osobowe takich osób są przetwarzane:
   – w celu umożliwienia im aktywności na profilach;ewentualnie mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.
   – w celu efektywnego prowadzenia profili, poprzez przedstawianie użytkownikom portali informacji o inicjatywach i innej aktywności Administratora oraz
   – w związku z promowaniem różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów;w celach statystycznych i analitycznych;
8. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na: promowaniu własnej marki oraz poprawianiu jakości świadczonych usług, w razie takiej konieczności – na dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.

ZASTRZEŻENIE: Powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów serwisów (Facebook i LinkedIn). Szczegółowe zasady ich funkcjonowania i prowadzonej polityki ochrony danych osobowych wynikają z regulaminów tych serwisów. 

Rekrutacja

1. W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym. Tego typu dane osobowe, ujęte w treści tych dokumentów, przetwarzane będą jedynie w zakresie jaki jest niezbędny w celu zachowania integralności nadesłanych dokumentów – a podstawą ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zabezpieczeniu możliwości dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.
2. Dane osobowe są przetwarzane:

• w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
• w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celu przeprowadzenia działań w ramach przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydatów oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy; w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f i art. 9 ust. 2 lit f RODO).

3. W zakresie w jakim Dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie dwóch lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.

4. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22¹ Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym.

5. Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów. W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

6. Przetwarzanie danych osobowych członków personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z administratorem

7. W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, Administrator pozyskuje od kontrahentów / klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

8. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym
w realizację umowy.

9. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

10. Zbieranie danych w ramach kontaktów biznesowych.

11. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

12. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

§6 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe, operatorom pocztowym, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym.
2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Przekazanie takich informacji nie stanowi zmiany celu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

§7 PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

1. Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Przekazanie to wymaga zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
   • współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
   • zastosowanie wymagań stawianych przez Komisję Europejską;
   • stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
   • uprzednie sprawdzenie i adekwatne zabezpieczenie procesu przetwarzania;
2. Przekazanie może nastąpić również w oparciu o wyraźną zgodę obejmującą wszystkie istotne warunki procesu przetwarzania.
3. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

§8 OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane w zakresie celu objętego zgodą przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
2. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
3. Dane osobowe przetwarzane przez Stowarzyszenie są przechowywane nie dłużej niż przez:
   • 5 lat licząc, licząc od końca roku kalendarzowego, w  którym członkostwo ustalało lub wygasło;
   • 5 lat licząc od kolejnego roku kalendarzowego, w którym nastąpił obowiązek rozliczenia darowizny,
   • 5 lat licząc od kolejnego roku kalendarzowego, w którym nastąpił obowiązek podatkowy i rozliczenie składek,
   • 5 lat licząc od kolejnego roku kalendarzowego, w którym zorganizowano wydarzenie, o ile ich dalsze przetwarzanie nie będzie konieczne w ramach zaistniałego sporu lub zgłoszonych roszczeń,
   • 3 lata, licząc od kolejnego roku kalendarzowego, w którym roszczenie powstało, o ile ich dalsze przetwarzanie nie będzie konieczne w ramach zaistniałego sporu lub zgłoszonych roszczeń;
   • do czasu odwołania zgody lub braku niezbędności ich przetwarzania.

§9 UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

1. Podmiotom danych, w granicach określonych w RODO, przysługują następujące prawa:
   • prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych. Administrator nie zrealizuje takiego żądania, jeżeli naruszyłoby to obowiązek zachowania w tajemnicy informacji prawnie chronionych;
   • prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie. Administrator nie zrealizuje takiego żądania, jeżeli naruszyłoby to obowiązek zachowania w tajemnicy informacji prawnie chronionych;
   • prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne, a realizowany cel przetwarzania uzasadnia podjęcie takiego działania;
   • prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
   • prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraził zgodę Podmiot danych – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych). Realizacja tego prawa nie jest możliwa w zakresie, w jakim naruszyłoby to obowiązek zachowania w tajemnicy informacji prawnie chronionych;
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją techniczne możliwości zapewnienia adekwatnego, do ryzyk z tym związanych, zabezpieczenia (zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu);
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
   • prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw taki powinien zawierać uzasadnienie odnoszące się do zaistnienia szczególnej sytuacji Podmiotu danych;
   • prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
   • prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Podmiot danych może kierować do Administratora, w granicach określonych w RODO, żądania związane z realizacją przysługujących mu praw.
   • Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można złożyć:
     – w formie pisemnej na adres: Stowarzyszenie Badań Nad Źródłami
     i Funkcjami Prawa „Fontes”, 41-200 Sosnowiec, ul. Jana Kilińskiego 43,
     – drogą e-mailową na adres: ochronadanych@stowarzyszeniefontes.pl
   • Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania z uwagi na obowiązek identyfikacji osoby uprawnionej przez Administratora.
   • Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
   • Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
   • W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną.
   • Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

§10 ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
2. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od 2 stycznia 2021 r.

Zarząd Stowarzyszenia